Vergoedingen en declaraties

Bij het uitvoeren van vrijwilligerswerk worden door vrijwilligers vaak onkosten gemaakt. Deze onkosten kunnen sterk per activiteit verschillen. De onkosten die het meest voorkomen zijn: reiskosten, schrijfbenodigdheden, postzegels, telefoon- en internetkosten, kosten voor training en/of cursus of kosten voor een boek/tijdschrift die je voor je vrijwilligerswerk nodig hebt.

De onkosten kunnen door de KNVvL worden vergoed, zij is daar echter niet wettelijk toe verplicht om dit te doen. Zorg er voor dat je altijd toestemming hebt van het afdelingsbestuur, of de directeur van het verenigingsbureau, voordat je (on)kosten gaat maken.

Vanaf 1 januari 2024 is de belastingvrije kilometervergoeding voor reiskosten verhoogd van
€ 0,21 naar € 0,23 per kilometer. De onbelaste reiskostenvergoeding geldt voor woon-werkverkeer en reiskosten die gemaakt zijn tijdens het uitvoeren van je werk (alleen de werkelijke gereden kilometers). In ons declaratieformulier is het nieuwe tarief van 2024 verwerkt. Tijdens het invullen zal er automatisch gerekend worden met de nieuwe tarieven van 2024.

Let op! Vanaf 2024 hebben wij een nieuw e-mailadres voor declaraties. Graag ontvangen wij het declaratieformulier op: [email protected]

Gebruik voor declaraties in het jaar 2024 onderstaand formulier:

Let op bij het invullen van het KNVvL declaratieformulier:

• Alle rode velden moeten verplicht worden ingevuld.
• Het project (het budget waar de kosten onder vallen) is op te vragen bij de opdrachtgever/diegene die akkoord heeft gegeven voor het indienen van de declaratie.
• Het formulier kan alleen als PDF gemaild naar [email protected].
• Stuur samen met je declaratieformulier duidelijke foto's (of een scan) mee van evt. te declareren bonnetjes/facturen.

Handleiding voor het maken van een PDF:

• Je kunt van een bestand een PDF maken door in plaats van 'Opslaan' voor 'Opslaan als' te kiezen in het menu.
  
• Kies voor 'Bladeren' en geef aan in welke map je het bestand wilt opslaan.
• Geef het bestand een naam en kies onderaan bij 'Opslaan als' voor PDF.
• Het bestand wordt nu opgeslagen als PDF bestand.

Voor de belastingdienst is het van belang dat vrijwilligers geen (verkapte) beloning voor hun werkzaamheden ontvangen. Is dit wel het geval, dan zijn hierover premies en belastingen verschuldigd. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de vrijwilliger!

Let op: voor vergoedingen gelden aanvullende voorwaarden. Zie voor meer informatie de link:

BELASTINGDIENST - WERKEN ALS VRIJWILLIGER

Als niet aan de voorwaarden wordt voldaan, kan het zijn dat het bedrag is belast voor de loon- en inkomstenbelasting. Dit zullen wij middels het IB47 formulier aangeven bij de belastingdienst.

Mogelijkheden voor het vergoeden van onkosten

De belastingdienst onderscheidt drie mogelijkheden waaruit voor een KNVvL vrijwilliger er uit twee gekozen kan worden. Deze keuze geldt voor het gehele jaar. Het combineren van beide is niet mogelijk!

• het vergoeden van werkelijk gemaakte kosten
• het uitbetalen van een vaste onkostenvergoeding

De keuze wordt bepaald door het bestuur van een KNVvL afdeling. Als richtlijn kan gekozen worden voor een vaste vergoeding bij een evenement (helper bij wedstrijd) en vergoeden van kosten bij leden van commissies.